Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.
Syarat sebuah surat dinas:
- Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
- isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
- bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
- harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
enis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan,
surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.
(1) macam-macam surat resmi
Kosasih, dkk. (2003:115) membagi surat resmi berdasarkan maksud/isinya adalah sebagai berikut.
(a) Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang berisikan ajakan atau permintaan agar si terkirim turut serta pada kegiatan yang diadakan oleh si pengirim surat.
Surat undangan, antara lain, ditandai kalimat seperti berikut.
1. Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada……….
2. Kami mengharapkan kehadiran saudara dalam acara…….
3. Dimohon anda hadir untuk….
(b) Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang berfungsi mengantarkan pengiriman sesuatu. Yang diantarkan dapat berupa barang, surat, ataupun yang lainya. Surat ini ditandai oleh pengunaan kalimat, seperti :
- Bersama surat ini kami kirimkan jadwal rapat……..
- Bersama ini kami kirimkan kepada bapak tiga contoh surat undangan…….
- Bersama ini kami sampaikan fotokopi brosur…..
Di samping surat biasa, surat pengantar dapat pula disusun dalam bentuk blangko.
(c) surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang isinya mengemukakan sesuatu kepada orang lain agar orang itu mengetahuinya. Sesuatu yang perlu diketahui itu dapat berupa kegiataan, orang, atau benda.
Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut.
- Dengan ini kami beritahukan bahwa kami menyetujui kebijakan saudara……
- Dengan surat ini kami beritahukan bahwa karyawan kami yang bernama……
- Berhubungan dengan surat kami……dengan ini kami beritahukan bahwa….
(d) surat keterangan
Surat keterangan adalah surat yang menjelaskan atau menerangkan sesuatu (orang). Surat keterangan ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut.
- Yang bertanda tangan di bawah ini
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Menerangkan bahwa :
- Yang bertanda tangan di bawah ini …..dengan ini menerangkan….bahwa
- Dengan surat ini kami menerangkan bahwa…….
(e) surat rekomendasi
Surat rekomendasi adalah surat yang isinya memberikan keterangan bahwa orang yang disebutkan itu dapat dipercaya, baik itu dalam hal kemampuan, keahlian, maupun kepribadianya.
Surat rekomendasi ditandai oleh pernyataan berikut :
- Kepala…….memberikan rekomendasi kepada……
- Atas profesionalismenya di bidang kepemimpinan, kami merekomendasikan saudara…..untuk…..
- Berhubung dengan surat saudara…….dengan ini kami beritahukan bahwa kami tidak keberatan atas……
(f) Surat Penunjukan
Surat penunjukan adalah surat yang berisikan pemberian jabatan atau wewenang kepada kepada seseorang. Surat ini ditandai dalam pernyataan-pernyataan berikut.
- Kepala…. Dengan ini menunjuk pegawai di bawah ini untuk menjadi…….
- Berhubung dengan tidak kehadiran saudara…..dengan ini kami menunjuk….. untuk menjadi…
- Dalam rangka pelaksanaan kegiatan…..kami menunjuk……
(g) Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisikan suruhan atau perintah untuk melakukan sesuatu dengan memperhatikan aspek pelaksanaan atau kegiatan. Pernyataan yang menandai surat tugas adalah sebagai berikut.
- Yang bertanda tangan di bawah ini……dengan ini kami menugasi saudara…
- Berdasarkan……dengan ini kami menugasi…
- Pemimpin….dengan ini menugasi…..
(h) Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang menyampaikan suatu informasi atau pemberitahuan kepada orang banyak. Surat pengumuman ditandai oleh pernyataan seperti berikut.
- Berdasarkan…….dengan ini kami umumkan bahwa……
- Dengan ini kami umumkan kepada….bahwa…
- Dalam rangka……dengan ini kami umumkan bahwa…
(i) Surat Edaran
Surat edaran hampir menyerupai surat pengumuman. Bedanya pihak yang dituju masih berada pada struktur. Isi surat edaran isinya berupa anjuran, pemberitahuan, permintaan, peraturan, tawaran, ataupun larangan.
Surat edaran ditanyai pernyataan-pernyataan berikut.
- Dalam rangka melaksanakan…….kami mohon saudara memperhatikan…..
- Berdasarkan surat keputusan……maka dipandang perlu…..
- Untuk menidaklanjuti peraturan….. , dengan ini kami atur bahwa….
(j) Surat Permohonan
Surat permohonan berisikan permintaan terhadap si terkirim mengenai sesuatu hal. Yang diminta bisa berupa kebijakan. Misalnya berupa izin suatu kegiatan, permintaan jasa, ataupun barang. Surat ini ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
- Untuk itu, kami memohon izin agar dapat mengunakan….
- Dengan surat ini kami mohon menggunakan ruangan….
- Melalui surat ini kami memohon bapak untuk memberikan ceramah…..
untuk sampai pada permohonannya, penulis surat hendaknya mengajukan latar belakang atau sejumlah alasan. Alasan-alasan haruslah jelas dan menyakinkan. Bila perlu, penulis mengemukan fakta atau data yang memperkuat alasan-alasannya itu agar pihak termohon lebih menyakininya untuk kemudian mengabulkan permohonan itu.
(k) Surat Pemberian Izin
Surat pemberian izin adalah surat yang digunakan untuk memberi izin kepada seseorang. Surat ini biasanya didahului oleh suatu permintaan atau permohonan. Kalimat awal dalam surat ini sering didahului oleh suatu permintaan atau permohonan. Kalimat awal dalam surat ini sering didahului oleh pernyataan-pernyataan berikut.
- Berdasarkan surat dari…..kami mengizinkan….
- Dengan surat ini kami mengizinkan saudara…..
- Berkenaan dengan surat nomor….., dengan ini kami beritahukan bahwa kami menyetujui….
(l) Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang berisikan teguran kepada penerima surat, karena bersangkutan melakukan kesalahan, atau pelangaran-pelangaran. Surat peringatan ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut.
- Karena pada bulan…..dengan ini kami saudara untuk….
- Karena tahun ini saudara telah……maka kami memutuskan untuk….
- Dengan ini saya minta saudara agar mendisiplinkan diri agar hubungan…..
(m) Surat Bantahan
Surat bantahan adalah surat yang berisikan penolakan atau sanggahan atau tuduhan yang dikenakan penulis. Surat ini ditandai oleh pernyataan berikut.
- Kami……dengan ini mengadakan bantahan sebagai berikut……
- Sehubungan dengan surat saudara nomor…..dengan ini kami menolak tuduhan tersebut dengan alasan….
- Dengan ini kami nyatakan bahwa kami tidak mengakui semua tuduhan dalam surat kabar……yang saudara alamatkan pada perusahaan kami…..
(n) Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang digunakan untuk permakluman, isinya dapat berupa pernyataan kesediaan menduduki jabatan, pelaksanakan tugas, pernyataan belum bekerja, dsb.
Surat pernyataan ditandai oleh kalimat-kalimat seperti berikut.
- Dengan surat ini…… kami menyatakan bahwa…..
- Yang bertandatangan di bawah ini…….menyatakan dengan sesungguhnya bahwa…..
(o) Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisikan suruhan kepada seseorang untuk melakukan suatu kegiatan atau perbuatan. Surat ini ditandai oleh pernyataan-pernyataan berikut.
- Yang bertanda tangan di bawah ini…… memberikan perintah untuk…..kepada…
- Dengan ini….. memerintahkan……untuk….
(p) surat keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisikan suatu kebijakan atau ketetapan yang didasarkan alasan-alasan atau latar belakang tertentu. Dengan demikian surat keputusan terbagi ke dalam dua bagian, bagian pertama disebut konsideran dan bagian kedua disebut diktum. Surat ini hanya boleh dibuat dan dikelurakan oleh pejabat yang berhak mengeluarkannya.
(q) surat pengusulan
Surat pengusulan adalah surat yang yang digunakan untuk pengusulan sesuatu. Surat ini ditandai pernyataan-pernyataan berikut.
- Berhubungan dengan hal di atas, kami mengusulkan saudara…….
- Berkaitan dengan….., bersama ini kami kirimkan…..
(r) surat kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisikan pemberian wewenang atas sesuatu atau untuk menentukan (memerintah, mewakili, mengurus) sesuatu.
Ciri dari surat kuasa adalah ada di si pemberi kuasa dan penerima kuasa.
Surat kuasa ditandai oleh pernyataan sebagai berikut.
- Yang bertanda tangan di bawah ini …..memberikan kuasa kepada….untuk……
- Dengan surat ini kami……memberikan kuasa kepada….untuk…
(s) surat berita acara
Surat berita acara adalah surat yang berisikan keterangan menegenai suatu keterangan mengenai suatu perkara atau peristiwa. Surat berita acara ditandai oleh pernyataan yang menerangkan sesuatu yang bersifat kronologis. Contohnya adalah sebagai berikut.
- Pada hari….., tanggal …….., bertempat di ….., saya telah mengangkat sumpah saudara…..
- Pada hari…… , tanggal…….. , bertempat……, kami……., mengadakan serah terima…..
(t) surat laporan
Surat laporan adalah surat yang berfungsi untuk menyampaikan informasi sebagi bukti tanggung jawab penulis atau tugas yang telah dilaksanakanya. Surat ini ditandai pernyataan berikut.
- Dengan surat ini kami laporkan bahwa……
- Berhubung dengan surat dari…., kami melaporkan bahwa….
(u) surat perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang digunakan untuk mengadakan pesepakatan antara dua pihak berkaitan dengan satu urusan. Surat perjanjian dapat berupa rincian pasal-pasal dan dapat pula berupa pernyataan biasa. Isinya antara lain mengatur kewajiban dan hak kedua belah pihak.
(2) Syarat Surat Resmi Yang Baik
Surat resmi sebagai sarana komunikasi tertulis sebaiknya mengunakan format menarik, tidak terlalu panjang, serta memahami batasan yang jelas, padat, dan sesuai dengan aturan yang ada.
Menurut Arifin (1990:12) format surat dikatakaan baik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai ketentuan. Bagian bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan si penulis surat. Surat resmi diusahakan tidak terlalu panjang agar tidak menjemukan. Bahasa surat jelas, mudah ditangkap, dan unsur-unsur gramatikal seperti subjek dan predikatnya dinyatakan tegas. Tanda bacapun harus digunakan tepat. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung menggungkapkan isi pokok pikiran yang ingin disampaikan. Bahasa surat dikatakan adab bila sopan dan tidak menyinggung perasaan si penerima surat. Selain itu, surat resmi atau surat dinas harus bersih dan rapi.
a. bagian-bagian surat resmi
Kaidah penulisan bagian surat resmi oleh Kosasih, dkk.(2003:21-42) yaitu sebagai berikut.
(1) kepala surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan .
Kepala surat terdiri dari :
- nama instansi
- alamat lengkap
- nomor telepon (bila ada)
- nomor kotak pos (bila ada)
- alamat kawat (bila ada)
- lambang atau logo
Nama instansi ditulis dengan mengunakan huruf kapital dan tidak boleh disingkat. Nomor surat yang terdiri dari nomor telepon, kotak pos, dan alamat kawat ditulis setelah kota tempat instansi itu berada. Penulisannya dapat mengunakan huruf kapital tiap awal kata atau seluruh kepala surat tersebut ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 1 PONTIANAK
JALAN SAWO PONTIANAK
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Tanggal surat ditulis dengan secara lengkap yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal surat tidak ditulis nama kota karena sudah tercantum pada kepala surat. Setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, ataupun tanda hubung. Nama bulan tidak boleh disingkat, dan penulisanya harus cermat. Kota tempat pembuatan surat tidak ditulis karena sudah tertulis pada kepala surat.
Contoh
25 Agustus 2009
3. Nomor, Lampiran, dan Hal
Kata Hal, lampiran, dan ditulis dengan diawali huruf kapital diikuti tanda titik dua dan ditulis secara simetris ke bawah sesuai panjang ketiga kata tersebut. Penulisan ketiga kata teresebut juga harus konsisten artinya apabila kata nomor tidak disingkat, maka kata lampiran tidak disingkat pula. Begitu juga sebaliknya jika kata nomor, disingkat No, maka kata lampiran juga harus disingkat menjadi lamp.
Contoh :
Nomor : 120/V/PPHBI/2004
Lampiran: satu berkas
Hal : pemberian izin
Atau
No : 120/V/PPHBI/2004
Lamp : satu berkas
Hal: pemberian izin
4. Alamat Surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat adalah sebagai berikut.
- Penulisan nama penerima surat harus lengkap dan cermat, maksudnya sesuai dengan kebiasan yang dilakukan yang bersangkutan dan yang mempunyai nama.
- Nama diri penerima surat di awali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan seluruhnya ditulis huruf kapital.
- Penulisan alamat penerima surat harus lengkap, cermat, dan informatif.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat penerima surat sebagai berikut.
- Untuk menyatakan yang terhormat , pada awal penerima surat cukup ditulis dengan Yth. Dengan huruf kapital disertai tanda titik tanpa mengunakan kata sebelum Yth.
- Kata sapaan seperti, ibu, bapak , saudara, dapat digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Kata Bapak/Ibu ditulis sebelum nama penerima surat. Huruf kapital digunakan pada awal kata tersebut dan tidak diakhiri dengan tanda baca pada kata tersebut. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal kapital dan diakhiri tanda titik pada akhir singkatan tersebut.
- Jika nama orang yang dituju gelar akademik sebelum namanya, seperti, Dr., dr., atau Drs. Atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel, kata sapaan Bapak/ibu, Sdr. Tidak digunakan contoh : Yth. Dr. Amir Hamzah.
- Kata sapaan tidak digunakan apabila yang dituju nama jabatan seseorang, agar tidak terhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.contoh : Yth. Kepala SMPN 1 pontianak.
- Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh dengan huruf awal kapital tanpa tanda titik atau tanda titik dua pada akhir kata tersebut. Nama jalan, gang, RT, RW, nama kota atau proponsi ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsurnya dan tidak diberi garis bawah serta tidak diakhiri tanda baca apapun.
Contoh : Yth. Ardi
Jalan Patimurra no 5 Salatiga
Semarang
5. Isi Surat
Pada dasarnya isi surat terdiri atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua paragraf isi, dan bagian ketiga paragraf penutup. Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatianya kepada pokok surat yang sebenarnya. Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan. Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Paragraf penutup dapat berisi harapan penulis atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Sebelum paragraf pembuka diawali denga salam pembuka, demikian pula setelah paragraf penutup diakhiri dengan salam penutup.
Contoh salam pembuka :
Dengan hormat
Assalamualaikum Wr. Wb.,
Contoh salam penutup :
Hormat kami.,
Salam takzim.,
Wassalamualaikum Wr.Wb.,
6. Nama Pengirim Surat
Nama pengirim surat ditulis di sebelah bawah, disertai tanda tangan sebagai keabsahan surat dinas. Penulisan nama tidak perlu mengunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak diberi garis bawah, dan tidak diakhiri tanda titik. Nama jabatan dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh :
Dra. Hilmanto
Nip 111199787
7. Tembusan
Kata tembusan ditulis dengan huruf awal huruf kapital diletakan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor, lampiran, dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Kata Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa garis bawah. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalalm penulisan tembusan adalah sebagai berikut.
- Apabila pihak yang diberi tebusan lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu tidak diberi nomor.
- Pihak yang diberi tembusan adalah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
- Dalam tembusan tidak perlu dingunakan ungkapan kepada Yth.
- Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diri ungkapan untuk perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
- Pada tembusan tidak perlu dicantumkan kata arsip atau pertinggal karena surat dinas harus mempunyai arsip.
Contoh tembusan yang hanya ditujukan pada satu tempat
Tembusan :
Kepala Bagian Perlengkapan
Contoh tembusan yang ditujukan ke beberapa tempat :
Tembusan :
1. Direktur CV Angin Hancur.
2. Kepala Bagian Keuangan.
2.2. Bahasa Surat Resmi
Surat adalah salah satu alat komunikasi yang ditulis oleh seseorang, instansi, atau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain. Agar surat dapat mengemban tugasnya dengan baik sebagai sarana komunikasi tertulis, bahasa surat harusnya jelas, lugas dan komunikatif. Jelas bahasa yang digunakan memenuhi persyaratan kebahasaan, hubungan antarunsur dalam kalimat jelas yaitu subjek, predikat, objek, dan keterangan (SPOK) .
Lugas berarti bahasa yang digunakan tidak menimbulkan makna ganda dan tidak mengunakan bahasa kiasan. Bentuk dan pilihan katanya sesuai dengan pedoman umum ejaan dan pilihan katanya, sesuai dengan pedoman umum ejaan yang disempurnakan, bahasa surat tidak berbelit-belit, tetapi langsung pada pokok persoalannya, bahasa yang digunakan efektif.
Pengunaan ungkapan penghubung dalam suatu kalimat harus diperhatikan, banyak kesalahan dalam penggunaan ungkapan penghubung dalam kalimat dan kesalahan-kesalahan tersebut tidak terasa. Oleh karena itu, penggunaan ungkapan penghubung dalam kalimat diperlukan kecermatan.
Komunikatif berarti ada kesamamaan antara pikiran pembaca dan penulis surat. Komunikatif ditentukan oleh kelogisan dan kesistematisan bahasa. Kelogisan ditentukan oleh hubungan antar kalimat dan antar alinea yang memperlihatkan adanya kepaduan antara pikiran pembaca dan penulis surat. Kesisteman adalah runtut apabila pilihan kata dan ejaan, istilah, dan ungkapan sesuai dengan kaida bahasa.
Sampai tidaknya isi surat kepada pembaca sangat ditentukan oleh bahasa yang digunakan. Oleh karena itu, dalam menulis surat aspek kebahasaan harus diperhatikan. Aspek kebahasaan yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat resmi adalah sebagai berikut.
a. Ejaan
Dalam surat resmi atau atau surat dinas, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang resmi atau bahasa baku. Penulisan ejaan harus sesuai dengan pedoman Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Oleh karena itu, penulis surat resmi harus menguasai kaidah-kaidah ejaan yang benar.
Berikut contoh ejaan yang benar :
a.n (atas nama) bukan a/n (atas nama).
u.b (untuk beliau) bukan u/b (untuk beliau).
Pontianak, 20 Oktober 2009 bukan Pontianak, 20-10-2009
Jadi ejaan yang baik adalah ejaan yang ditulis sesuai dengan pedoman yang disempurnakan.
b. Diksi
Dalam surat resmi bentuk dan pilihan kata memegang peranan penting. Kata-kata yang dipilih harus memenuhi persyaratan, yaitu baku, lazim, dan cermat.
Kata yang baik dan baku adalah kata yang tersusun sebagai kata baku dalam bahasa Indonesia. Dalam hal ini adalah kecermatan dalam pemilihan kata-kata yang baku. Contoh kata yang baku dan tidak baku : bagaimana bukan gimana. Mengapa bukan kenapa, febuari bukan pebuari, paham bukan faham, kualitas bukan kwalitas, apotik bukan apotek, dan lain-lain.
Kata yang lazim adalah kata-kata yang sudah dikenal masyarakat, penggunaan kata yang lazim diperlukan untuk mempermudah kita dalam berkomunikasi. Contoh kata-kata yang sudah lazim digunakan di masyarakat misalnya hasil, pendapatan, informasi, dan lain-lain.
Kata yang cermat adalah kata digunakan dalam surat yang disesuaikan dengan keadaan pesan yang disampaikan. Disamping itu, penggunaan kata sapaan pun harus cermat, sesuai dengan kedudukan, tugas dan status orang yang dkirim surat. Misalnya : Bapak, Saudara, Ibu, dan lain-lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa penggunaan kata yang baik dalam surat resmi adalah kata yang harus digunakan harus baik, baku, lazim, dan cermat.
Surat Kuasa
Surat kuasa digunakan untuk memberikan wewenang kepada seseorang atau lembaga yang dipercaya untuk mewakili orang yang bersangkutan dalam melaksanakan suatu tindakan atau mengurus urusan tertentu.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat kuasa, yaitu:
- menentukan kegiatan yang akan diberi kuasa;
- memilih orang atau lembaga yang akan diberi kuasa;
- menentukan batas-batas kuasa yang akan dilimpahkan;
- mencantumkan tempat dan tanggal pembuatan surat kuasa;
- menulis surat kuasa di atas kertas segel atau dibubuhi meterai secukupnya;
- memberikan kuasa kepada seseorang yang dapat dipercaya;
- orang yang memberi dan menerima kuasa harus sudah dewasa, serta sehat rohani dan jasmani;
- orang yang memberi dan menerima kuasa harus menandatangani surat tersebut agar surat dianggap sah.
Contoh surat kuasa:
Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
SMA Permata Ilmu
---------------------------------------------------------------------------------
Surat Kuasa
Nomor: 101/SMK A_H/I/2011
Pihak yang bertanda tangan berikut ini,
Nama : ………………………………
Jabatan : ………………………………
Kelas : ………………………………
memberi kuasa kepada,
Nama : ………………………………
Jabatan : ………………………………
Kelas : ………………………………
untuk mengambil uang donatur acara kegiatan "Bulan Bahasa SMK Nusa" di bagian personalia PT Green Foot.
Atas perhatian dan kerja sama Ibu/Bapak, saya mengucapkan terima kasih.
Ciamis, 15 Januari 2011
Penerima kuasa, Pemberi kuasa,
…………………………………………………..
MENULIS SURAT NIAGA (dagang)
Surat niaga (dagang) adalah surat yang dikeluarkan oleh badan-badan atau perusahaan-perusahaan dalam rangka menjalankan kegiatan usahanya. Surat niaga ada beberapa macam, di antaranya surat permintaan barang (pesanan), surat penawaran, dan surat perjanjian).
Surat permintaan barang disebut juga surat pesanan atau surat beli. Pembuatan surat pesanan memerlukan pertimbangan-pertimbangan keuangan, persyaratan pembayaran, pengiriman, dan penyerahan barang.
1. Surat permintaan
PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelian
Paidjo Sukipli
2. Surat Penawaran Harga
Surat penawaran suatu barang atau jasa kepada perseorangan atau perusahaan sering disebut juga surat jual. Dalam surat penawaran biasanya digunakan bahasa yang efektif dan menarik minat pembeli atau penyalur sehingga mempermudah distribusi barang yang ditawarkan tersebut.
Beberapa pertimbangan dalam membuat surat penawaran harga, yaitu sebagai berikut.
Pertimbangkan baik-baik, apakah barang-barang yang ditawarkan itu benar-benar diperlukan oleh perusahaan lain.v
Pertimbangan risiko yang mungkin timbul.v
Perlu adanya penelitian terhadap barang-barang yang ditawar tersebut, seperti kualitas, jumlah, dan harga.v
Pada setiap penawaran harga, perlu disebutkan hal-hal sebagai berikut:
dasar penawaran barang/jasa;v
perincian harga setiap barang;v
jumlah keseluruhan barang;v
Berikut contoh surat penawaran.
CV Cyber Komputindo
Kompleks Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 089/AK/VIII/2010 Manado, 4 Desember 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Penawaran harga
Yth. Paidjo Sukipli
Kepala Bagian Pembelian PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Dengan hormat,
Memenuhi surat permintaan penawaran perusahaan Anda nomor 543-2/BD-D/VII/10 pada tanggal 27 November 2010, kami dari CV Cyber Komputindo mengajukan penawaran penyediaan alat komputer dan perangkat penunjang dengan perincian sebagai berikut:
1. 10 unit komputer @ Rp6.000.000,00 Rp60.000.000,00
2. 2 unit printer HP 2430 @ Rp10.000.000,00 Rp20.000.000,00
3. 1 unit scanner Umax Rp 800.000,00 +
Jumlah total Rp 8.800.000,00
(delapan juta delapan ratus ribu)
Demikianlah penawaran harga dari kami.
Catatan:
1.Spesifikasi komputer terlampir (RAM, motherboard, processor, dll.).
2.Harga penawaran belum termasuk biaya pemasangan instalasi.
3.Harga tersebut sudah termasuk install software (Microsoft Office&Windows
Vista) orisinal.
Hormat kami,
Kepala Bagian Penjualan
Yahya Maulana
3. Surat Perjanjian Jual-Beli
Surat perjanjian jual-beli dibuat oleh pihak penjual dan pihak pembeli. Di dalam surat tersebut dinyatakan secara tertulis kesepakatan antara kedua belah pihak. Surat tersebut berisi pernyataan secara tertulis mengenai kesepakatan yang menyatakan bahwa pihak penjual wajib menyerahkan barang dan berhak atas pembayaran barang itu. Sebaliknya, pihak pembeli berhak atas penerimaan barang dan wajib membayar harga barang itu kepada pihak penjual. Dalam surat perjanjian jual-beli, barang yang dapat diperjanjikan berupa barang bergerak seperti alat-alat perabotan dan kendaraan; dan barang-barang tidak bergerak atau barang tetap, contohnya adalah rumah, gedung, dan tanah.
Contoh surat perjanjian jual-beli:
Surat Perjanjian Jual-Beli
Yang bertanda tangan di bawah ini,
1. Nama : Indriani
Alamat : Jln. Ir. H. Juanda No. 213 Bandung
Pekerjaan : Pegawai Pemkot Bandung
Selaku pihak kesatu, selanjutnya disebut penjual, dan
2. Nama : Alit Nurwulan Indah
Alamat : Jln. Mengger No.127 Bandung
Pekerjaan : Wiraswasta
Selaku pihak kedua, selanjutnya disebut pembeli, pada hari ini Senin 23 Agustus 2007 telah bermufakat dan menerangkan hal-hal sebagai berikut.
Pasal 1
Penjual menjual rumah yang terletak di Kelurahan Rajawali No. 12, Kecamatan Bandung Kulon, Kota Bandung, Jawa Barat yang diketahui benar oleh pembeli.
Pasal 2
Dalam jual beli ini termasuk pula penyerahan c.q. penerimaan hak milik penjual atas rumah tersebut dalam Pasal 1.
Pasal 3
Perjanjian jual beli ini disepakati dengan harga Rp80.000.000,00 (delapan puluh juta rupiah). Jumlah tersebut akan dibayarkan secara tunai oleh pembeli kepada penjual pada waktu penandatanganan surat perjanjian ini, dengan tanda terima/kuitansi tersendiri yang disaksikan oleh beberapa orang saksi, dan selanjutnya penjual menyerahkan semua surat rumah kepada pembeli.
Pasal 4
Segala tunggakan pajak dan lain-lain hingga saat ini adalah tanggung jawab penjual.
Pasal 5
Penjual memberi jaminan kepada pembeli, apabila ternyata pada kemudian hari terjadi hal-hal atau gugatan dari pihak lain atas rumah tersebut dalam Pasal 1.
Pasal 6
Pembaliknamaan (persil) yang dipersoalkan dalam perjanjian ini termasuk segala ongkos-ongkos atau biaya yang diperlukan merupakan beban pembeli.
Pasal 7
Sejauh diperlukan, penjual dengan ini memberi kuasa yang merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari perjanjian ini dan dengan hak subtitusi kepada pembeli untuk mengurus perizinan jika ada, c.q. pembaliknamaan yang bersangkutan atas nama penjual.
Pasal 8
Kedua belah pihak berjanji tidak akan membawa atau memperselisihkan ke muka pengadilan sebelum diusahakan sedapat mungkin untuk menyelesaikan perselisihan secara damai.
Pasal Penutup
Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani dalam rangkap dua yang dua-duanya mempunyai kekuatan yang sama.
Sleman, 12 Januari 2010
Penjual Pembeli
……………. ………………..
Saksi
……………………….
………………………
………………………
Semoga Bermanfaat
